Funktion · Termine
Der Kunde ruft an und fragt nach dem Termin, und Sie blättern durch drei Ablagen.
Octoserv verankert jeden Termin am Kontakt und am zugehörigen Vorgang. Sie legen ihn direkt aus der Kundenakte an, intern für das Team oder gemeinsam mit dem Kontakt. Wer die Akte öffnet, sieht den ganzen Verlauf: Erstberatung, Aufmaß, Nachfassgespräch.
Markus, Dachdecker-Inhaber, steht mit dem Handy am Gerüst. Ein Anruf: „Herr Berger, wir hatten doch einen Termin?" Markus blättert. Der Termin steht im Papierkalender im Büro, die Notiz zum Kunden auf einem Zettel, die Angebotsnummer irgendwo im Mailpostfach. Er verspricht zurückzurufen, findet abends die Hälfte nicht wieder, und der Kunde fühlt sich vergessen. Am Ende verliert er nicht den Auftrag, weil er schlecht arbeitet, sondern weil drei Systeme nichts voneinander wissen. Das ist nicht Faulheit, sondern das System.
Was, wenn der Termin wüsste, zu wem er gehört?
Kein Nebenkalender, kein Zettel, keine Suche beim Anruf, sondern jeder Termin verankert am Kontakt und am Vorgang, mit der ganzen Geschichte gleich daneben.
01 Was Termine tut
Octoserv verankert jeden Termin am Kunden.
Octoserv verankert jeden Termin am jeweiligen Kontakt und am zugehörigen Vorgang. Sie erstellen sofort einen internen Termin, der nur an Ihr Team geht, oder binden Kontakte ein, dann steht der Termin auch beim Kontakt in der Einzelansicht. Angelegt wird er direkt aus der Kundenakte, ohne das System zu wechseln, und die gesamte Historie, Erstberatung, Aufmaß, Nachfassgespräch, steht chronologisch beim Kunden. Sind externe Kalender wie Outlook oder Google eingebunden, erscheinen die Einträge auch dort. Nichts liegt mehr in einem separaten Kalender, der die Geschichte des Kunden nicht kennt.
02 Der Platz im System
Wie fügen sich die Termine in die Drehscheibe?
Weil der Termin Teil der Akte ist, steht er neben Historie, Anrufen und Dokumenten desselben Kunden. Ihren gewohnten Kalender behalten Sie, der Kalender-Sync hält ihn aktuell.
Ein Termin kann aus einem Ablauf entstehen und einen nächsten Schritt anstoßen, sodass aus der Planung Handlung wird. Zum Workflows-Cockpit →
Zum Kalender-Sync03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Termine leben getrennt vom Kunden. Papierkalender hier, Kontaktdaten dort, der Vorgang in einer dritten Ablage. Jede Rückfrage wird zur Suche. Man arbeitet gegen die eigene Ablage, nicht mit ihr.
Nachher
Sie öffnen die Kundenakte und sehen alles auf einen Blick, Termine, Vorgang, Verlauf. Ein Anruf kommt, Sie sind in Sekunden im Bild. Die Ablage arbeitet für Sie.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass alles zusammenliegt?
Sie sehen Ihre Termine im vertrauten Kalenderblick, nach Monat, Woche oder Tag, und legen einen neuen direkt aus der Kundenakte an. Jeder Termin bleibt am richtigen Kontakt und Vorgang.
Eingebaut in die Akte, nicht angeschlossen
In Octoserv ist der Termin von Anfang an Teil der Kundenakte, nicht ein Modul, das erst mit dem Kontakt verbunden werden will. Sie planen weiter aus dem Vorgang heraus, wie Sie es gewohnt sind, nur ohne die Suche danach. Ihren bestehenden Kalender behalten Sie, denn der Kalender-Sync hält ihn aktuell.
Ein Blick in die Akte, und Sie wissen Bescheid.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Markus legt beim Aufmaß direkt den Folgetermin aus der Akte an, die Notiz bleibt beim Kunden.
Fall 02
Tim übernimmt einen Vorgang und sieht sofort alle Termine des Kunden, ohne nachzufragen.
Fall 03
Ein Anruf kommt herein, und der Kollege ist in Sekunden im Bild, weil Termin und Verlauf beim Kunden liegen.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den Terminen.
+Gehen die Termine intern ans Team oder an Kunden?
Beides. Sie erstellen sofort einen internen Termin, der nur an Ihr Team geht, oder binden Kontakte ein. Termine mit Kontakt stehen dann auch beim Kunden in der Einzelansicht.
+Erscheinen die Termine auch in Outlook oder Google?
Ja. Sind externe Kalender wie Outlook oder Google eingebunden, erscheinen die Einträge auch dort. Ihren gewohnten Kalender behalten Sie.
+Ich habe doch schon einen Kalender.
Den behalten Sie. Mit dem Kalender-Sync bleibt er aktuell. Neu ist, dass der Termin jetzt weiß, zu welchem Kunden er gehört.
+Wo lege ich einen Termin an?
Direkt aus der Kundenakte. Der Termin ist damit sofort am Kontakt und am Vorgang verankert und, wenn ein Kontakt eingebunden ist, auch in dessen Einzelansicht sichtbar.
+Sehe ich die ganze Historie eines Kunden?
Ja. Erstberatung, Aufmaß, Nachfassgespräch stehen chronologisch beim Kunden, die nächste Aktion sehen Sie sofort.
07 Verwandte Funktionen