Funktion · Rechnungen
Die Arbeit ist fertig, das Geld noch nicht, weil die Rechnung am Küchentisch liegen bleibt.
Aus einem angenommenen Angebot oder einem abgeschlossenen Projekt entsteht die Rechnung auf Knopfdruck, mit denselben Positionen, denselben Zahlen, ohne erneutes Abtippen. Sie sehen jederzeit, welche Rechnung offen, bezahlt oder überfällig ist, und das Mahnwesen erinnert freundlich, bevor Sie selbst daran denken müssen.
Markus hat das Dach der Familie Berger fertig, gute Arbeit, zufriedener Kunde. Abends sitzt er am Küchentisch, sucht das Angebot in einem Ordner, die Materialliste in einer zweiten Datei, die Stunden auf einem Zettel in der Jacke. Er tippt alles noch einmal in ein Word-Formular, verrechnet sich beim Skonto, druckt, korrigiert, druckt neu. Die Rechnung geht drei Wochen später raus, bezahlt wird sie noch später. Mahnen mag er nicht, also lässt er es. Am Monatsende fehlt Geld, das längst verdient war. Das ist nicht Faulheit, sondern das System.
Was, wenn die Rechnung fast fertig wäre, bevor Sie sie schreiben?
Kein leeres Formular, kein Abtippen aus drei Programmen, sondern eine Rechnung, die aus den Daten entsteht, die schon da sind, aus dem Angebot und dem Projekt.
01 Was Rechnungen tut
Octoserv macht aus fertiger Arbeit eine fertige Rechnung.
Aus einem angenommenen Angebot oder einem abgeschlossenen Projekt entsteht die Rechnung auf Knopfdruck, mit denselben Positionen, denselben Zahlen, ohne erneutes Abtippen. Sie sehen jederzeit, welche Rechnung offen, bezahlt oder überfällig ist, und das Mahnwesen erinnert freundlich, bevor Sie selbst daran denken müssen. Wiederkehrende Leistungen stellen Sie einmal ein und danach automatisch in Rechnung. Jede Rechnung ist ZUGFeRD-konform, also als echte E-Rechnung maschinenlesbar, bereit für die gesetzliche Pflicht und für die Buchhaltung Ihres Kunden.
02 Der Platz im System
Wie fügt sich die Rechnung in die Drehscheibe?
Die Rechnung ist kein Endpunkt, sondern das Ende einer durchgehenden Kette: Lead, Angebot, Projekt, Rechnung, alles in einem System. Weil die Positionen schon aus dem Angebot stammen, gibt es keinen Bruch und keinen Export.
Verbucht wird alles zwei-Wege-synchron in Ihrer Buchhaltung, sodass Vertrieb und Finanzen dieselbe Wahrheit teilen. Zum Lexoffice-Connector →
Zu den Angeboten03 Was sich ändert
Was ändert sich für Ihren Vertrieb?
Vorher
Die Rechnung ist der Schritt, der liegen bleibt. Zahlen leben in drei Programmen, das Abtippen frisst den Feierabend, offene Posten verlieren sich, und Mahnungen bleiben aus Unbehagen liegen.
Nachher
Das Projekt ist fertig, die Rechnung fast auch, sie entsteht aus den Daten, die schon da sind. Sie prüfen, Sie senden, fertig. Die Erinnerung ans Mahnen kommt vom System, nicht aus Ihrem schlechten Gewissen. Das Geld kommt früher.
04 Im laufenden System
Woran erkennen Sie, dass Ihr Geld pünktlich kommt?
Sie sehen auf einen Blick, was offen, bezahlt oder überfällig ist. Bei überfälligen Posten erinnert das Mahnwesen von selbst, wiederkehrende Rechnungen laufen automatisch, und jede Rechnung trägt die ZUGFeRD-Kennung.
Eine Linie bis zum Geldeingang
In Octoserv ist die Rechnung bereits Teil der Plattform und wächst direkt aus Angebot und Projekt. Kein Export, kein Datenabgleich, kein Bruch. Die durchgehende Kette Lead, Angebot, Projekt, Rechnung liegt in einem System, und die E-Rechnung müssen Sie nicht einstellen, sie ist ZUGFeRD-konform von selbst.
Sie haben verdient. Jetzt soll es auch ankommen.
05 In der Praxis
So sieht das in der Praxis aus.
Fall 01
Markus stellt die Rechnung direkt nach der Abnahme aus dem Projekt heraus, noch auf der Baustelle, per Tablet.
Fall 02
Die Verwaltung sieht montags auf einen Blick alle überfälligen Rechnungen und lässt die Erinnerungen laufen.
Fall 03
Eine Agentur stellt ihre monatliche Betreuungspauschale als wiederkehrende Rechnung ein, einmal, für immer.
06 Häufige Fragen
Häufige Fragen zu den Rechnungen.
+Ich habe doch schon ein Rechnungsprogramm.
Dann kennen Sie das doppelte Abtippen. In Octoserv steht die Rechnung ohne diesen Umweg, denn die Daten aus Angebot und Projekt sind schon da.
+E-Rechnung klingt kompliziert.
Sie müssen nichts einstellen. Jede Rechnung ist ZUGFeRD-konform, also maschinenlesbar und bereit für die gesetzliche Pflicht, ganz von selbst.
+Mahnen liegt mir nicht.
Genau deshalb erinnert Sie das System, freundlich und rechtzeitig, ohne dass Sie den unangenehmen ersten Schritt selbst machen müssen.
+Können wir wiederkehrende Leistungen automatisch abrechnen?
Ja. Wiederkehrende Rechnungen stellen Sie einmal ein, danach erzeugt Octoserv sie automatisch im gewählten Rhythmus.
+Kommt das auch in unserer Buchhaltung an?
Ja. Über den Lexoffice-Connector werden Rechnungen und Zahlungen zwei-Wege-synchron verbucht, sodass Vertrieb und Buchhaltung dieselbe Wahrheit teilen.
07 Verwandte Funktionen